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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, profitez du tableau électronique. Mais, qu’est ce que le tableau électronique ? Le tableau électronique est un système de conservation de vos données personnelles ( photos, documents de facturation, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques euros mensuellement, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou une effraction est encore possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est par conséquent plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site externe.
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être requises : soit une copie entière qui intègre, en plus des informations indispensables, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la français ; soit un retiré d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les conditions concernant les parents ou pour terminer un extrait d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
Les services de Cloud comme par exemple Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas à coup sûr à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le milieu professionnel de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des dossiers importants.
À l’heure actuelle, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus faire parvenir de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour garder vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Sans un bon rangement, il n’est pas souvent aisé de retrouver ses papiers administratifs. En effet, comment retrouver un acte de vente datant de 2001, s’il est entassé dans un carton avec d’autres paperasses ? Pour éviter de gaspiller du temps en fouillant dans plusieurs cartons pour trouver un document, voici quelques trucs de rangement.
Trier et contrôler ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde ( ou aucune ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une affaire inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je fait le choix d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien une heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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